Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

Соответствующее Соглашение подписал Губернатор Рязанской области Николай Любимов 24 мая в ходе международного экономического форума.
24.05.2018 Минэкономразвития Рязанской области
В Пронском районе появится крупный тепличный комплекс - Рязань ВестиСоответствующее Соглашение подписал Губернатор Рязанской области Николай Любимов 24 мая в ходе международного экономического форума.
24.05.2018 Рязань Вести
Ряжский завод поставит в Волгоградскую область 50 мусоровозов - Rzn.InfoРяжский авторемонтный завод поставит в Волгоградскую область 50 мусоровозов.
24.05.2018 Rzn.Info
В Пронском районе построят теплицы за 9,3 млрд рублей - Rzn.InfoВ Пронском районе построят тепличный комплекс за 9,3 млрд рублей. Проектом займется ООО «А Агро Рязань», сообщил в четверг, 25 марта, сайт регионального правительства.
24.05.2018 Rzn.Info
Мигрантам будет сложнее трудоустроиться в России - Рязань ВестиПолучить патент, дающий право на работу в России, станет сложнее. Минтруд подготовил законопроект, предусматривающий новые ограничения для гастарбайтеров из безвизовых стран.
24.05.2018 Рязань Вести
Потереть Лермонтову на счастье нос теперь бесплатно не получится - Рязань ВестиС первого мая эксперимент с курортным сбором стартовал в Алтайском и Ставропольском краях.
24.05.2018 Рязань Вести
22 мая состоялось торжественное мероприятие, посвященное Дню российского предпринимательства.
24.05.2018 Минэкономразвития Рязанской области
Рязанский бензин продолжил дорожать - Rzn.InfoЗа неделю средняя стоимость литра бензина подорожала на рубль и 31 копейку— до 42,44 рубля.
23.05.2018 Rzn.Info
Мигрантам будет сложнее трудоустроиться в России - Рязань ВестиПолучить патент, дающий право на работу в России, станет сложнее. Минтруд подготовил законопроект, предусматривающий новые ограничения для гастарбайтеров из безвизовых стран.
24.05.2018 Рязань Вести
Ряжский завод поставит в Волгоградскую область 50 мусоровозов - Rzn.InfoРяжский авторемонтный завод поставит в Волгоградскую область 50 мусоровозов.
24.05.2018 Rzn.Info
24 мая Губернатор Николай Любимов подписал между Правительством Рязанской области и АО «Вингфлоу» (Wingflow AG - Швейцария) Соглашение о сотрудничестве в работе по созданию завода по производству высокотехнологичных сост
24.05.2018 Правительство Рязанской области
Регион, говорите, процветает
 В первом квартале почти треть организаций Рязанской области показали убыточный результат « За I квартал 2018 года сальдированный финансовый результат организаций Рязанской области (кроме субъектов малого предпринимательства,
Новая газета
Автор фото: Лада Петрова | Рязанские лесоустроители проверили навыки и знания - Рязанские ведомости
Рязанские лесоустроители проверили навыки и знания
Фото: Лада Петрова. Рязанский филиал Рослесинфорг провел коллективную тренировку на пробных площадях постоянного полигона в Полковском участковом лесничестве.
Рязанские ведомости
Автор фото: Валентина Севостьянова | Рязанский «Политех» и  завод «Саста»подписали соглашение о сотрудничестве - Рязанские ведомости
Рязанский «Политех» и завод «Саста»подписали соглашение о сотрудничестве
Фото: Валентина Севостьянова. В церемонии подписания документа, состоявшейся на базе вуза,  приняли участие директор Рязанского института (филиала) Московского политехнического университета «Политеха» Игорь Мурог,
Рязанские ведомости
Семилетний ребёнок на велосипеде столкнулся с авто «Форд» - Рязань Вести23 мая около 15 часов в Рязани на улице Лесной произошло ДТП с участием несовершеннолетнего.
24.05.2018 Рязань Вести
В Скопине женщину убили на глазах у прохожих - Rzn.InfoФото: Издательство «Пресса» В Скопине женщину убили на глазах у прохожих.
24.05.2018 Rzn.Info
Полицейские в Рязани пресекли сбыт наркотиков - Рязань ВестиСотрудники Управления по контролю за оборотом наркотиков УМВД России по Рязанской области совместно с коллегами из отдела МВД России по Октябрьскому району Рязани пресекли деятельность рязанца,
24.05.2018 Рязань Вести
1487582468_screenshot_423 - Родной Город
В Рязани арестован уличный грабитель 
22 марта в Рязани в посёлке Конищево злоумышленник, угрожая физической расправой, отобрал у подростка портативную аудиоколонку, сообщает сайт УМВД России по Рязанской области .
Родной Город
Безымянный - Родной Город
В Рязани задержан грабитель, подозреваемый в разбойном нападении на 46-летнюю женщину 
В Рязани была госпитализирована женщина с травмами, полученными в ходе разбойного нападения, сообщает сайт УМВД России по Рязанской области .
Родной Город
В километре ниже по течению
 Тело утонувшей в Пре трехлетней девочки удалось обнаружить Утром, в понедельник, 21 мая, обнаружено тело девочки, утонувшей в реке Пре возле деревни Деулино Рязанского района 17 мая.
Новая газета
Флаг Рязанской области на Северном полюсе - Рязань Вести22 мая в Рязанском музее путешественников открылась выставка, посвященная 10-летию Первой Рязанской экспедиции на Северный полюс.
22.05.2018 Рязань Вести
 «Личное алиби» с Анатолием Обыдёнкиным Ручеек концертных событий Рязани пока еще не до конца обмелел, но с приближением лета становится все уже и уже – скоро можно будет и перешагнуть.
24.05.2018 Новая газета
День города в Новомичуринске поддерживает Прио-Внешторгбанк - РИА 7 НовостейНовомичуринск – самый молодой город Рязанской области, расположенный в Пронском районе.
24.05.2018 РИА 7 Новостей
На «Кремлёвских вечерах» в Рязани выступит Сергей Шакуров
В рязанской филармонии рассказали о программе фестиваля «Кремлёвские вечера» пройдут в Рязани с 5 по 12 июня.
Вечерняя Рязань
Рязанцев приглашают стать участниками событий из истории нашей страны
В Рязани впервые пройдёт исторический фестиваль «Русский век» Как сообщили в пресс-службе городской администрации, фестиваль будет проходить перед Зелёным театром в ЦПКиО 26 мая.
Вечерняя Рязань
От «Манагера» до «Хулигана»
 «Личное алиби» с Анатолием Обыдёнкиным  Начались последние недели какой-никакой концертно-театральной активности – дальше, летом, река мероприятий заметно обмелеет, в июле превратившись в тоненький ручеек,
Новая газета
Иван Охлобыстин и Артур Смольянинов сыграют в новом сериале для НТВ - РИА 7 НовостейВ Ярославле стартовали съёмки нового исторического детектива телеканала НТВ «Ростов».
24.05.2018 РИА 7 Новостей
Роналдиньо не смог выговорить имена российских футболистов - РИА 7 НовостейЛегенда мирового футбола Роналдиньо в интервью «Известиям» оценил перспективы сборной России на чемпионате мира.
24.05.2018 РИА 7 Новостей
ХК «Рязань» заключил просмотровый контракт с форвардом Ранисом Файзуллиным.
24.05.2018 ХК Рязань
Рязанцы завоевали призовые места на Первенстве России по самбо
Сборную Рязанской области представляли пять спортсменов В пресс-службе регионального министерства физической культуры и спорта сообщили,
Вечерняя Рязань
20-летнего воспитанника рязанского футбола прооперировали в Германии
 Футболист ЦСКА Константин Кучаев получил серьезную травму в матче 29-го тура чемпионата России с тульским «Арсеналом» «Спасибо всем, кто поддерживал и переживал за меня.
Новая газета
Автор фото: Александр Кащеев | ФК «Рязань» в Красногорске выиграл у местного «Зоркого» - Рязанские ведомости
ФК «Рязань» в Красногорске выиграл у местного «Зоркого»
Фото: Александр Кащеев. Вчера ФК «Рязань» в подмосковном Красногорске в матче первенства ПФЛ (группа «Центр») выиграл у местного «Зоркого» со счётом 1:0.
Рязанские ведомости
24 мая Губернатор Николай Любимов подписал между Правительством Рязанской области и АО «Вингфлоу» (Wingflow AG - Швейцария) Соглашение о сотрудничестве в работе по созданию завода по производству высокотехнологичных сост
24.05.2018 Правительство Рязанской области
Об изменении схемы движения городского пассажирского транспорта, в связи с проведением «Велопарада-2018» 27 мая - Администрация городаВ связи с проведением «Велопарада-2018», посвященного единому дню проведения велопарадов и закрытием движения транспорта 27 мая с 09.00 и до окончания парада на Соборной площади и ул.
24.05.2018 Администрация города
В Скопине женщину убили на глазах у прохожих - Rzn.InfoФото: Издательство «Пресса» В Скопине женщину убили на глазах у прохожих.
24.05.2018 Rzn.Info
 Делегация Рязанской области принимает участие в Петербургском международном экономическом форуме В четверг, 24 мая, открывается международный экономический форум,
24.05.2018 Новая газета
В Русской классической школе Рязани дали последний звонок в стиле Шекспира - ИА МедиаРязаньПоследний звонок в «Русской классической школе №7» Рязани прошёл по стилизованному под Шекспира сценарию его известной трагической пьесы.
24.05.2018 ИА МедиаРязань