Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

Бизнес вступился за нашу главную закуску - Рязань ВестиГорячо любимый россиянами продукт рискует исчезнуть с прилавков магазинов уже через два года.
23.06.2017 Рязань Вести
Представители минсельхоза и минэка области, руководители районных отделов АПК и фермеры побывали в Чаплыгинском районе Липецкой области, лидирующем в кооперативном движении России.
23.06.2017 Рязанские ведомости
Министерством экономического развития и торговли Рязанской области совместно с региональным министерством сельского хозяйства и продовольствия была организована рабочая поездка группы предпринимателей,
23.06.2017 Минэкономразвития Рязанской области
Штрафы для бизнеса в РФ в 2016 году снизились на 66 млрд рублей - РИА 7 НовостейСнижение нагрузки на бизнес стало следствием реформы контрольно-надзорной деятельности, которую проводит правительство России.
23.06.2017 РИА 7 Новостей
В Рязани состоялся бизнес-форум - Global-Ryazan.Ru15 июня в ресторане «Небо» состоялся «Рязанский Бизнес Форум». Это масштабное деловое мероприятие собрало на одной площадке самых активных представителей регионального бизнеса.
23.06.2017 Global-Ryazan.Ru
Число выданных кредиток в России выросло на 23% - Global-Ryazan.RuПо информации представителей Национального бюро кредитных историй , за последние полгода на 23,5% увеличилось количество кредитных карт, выданных банками жителям России.
23.06.2017 Global-Ryazan.Ru
По результатам исследования компании «Медиалогия», в мае область вошла в тройку регионов – лидеров по реализации Майских Указов Президента РФ В.В.
22.06.2017 Рязанские ведомости
По данным Рязаньстата, с 13 по 19 июня в регионе отмечено снижение цен на такие социально значимые продовольственные товары, как яйцо куриное – на 1,4 процента, крупа гречневая-ядрица – на 1,2 процента, молоко – на 1 процент,
22.06.2017 Рязанские ведомости
В Рязани состоялся бизнес-форум - РИА 7 НовостейРязанский бизнес-форум на тему «Антикризисные технологии в бизнесе» собрал около 200 предпринимателей и топ-менеджеров.
22.06.2017 РИА 7 Новостей
Рязанские фермеры познакомились с опытом развития кооперации в Липецкой области - Министерство сельского хозяйства21 июня представители минсельхоза и минэка области, руководители районных отделов АПК и фермеры посетили Чаплыгинский район Липецкой области – муниципальное образование,
22.06.2017 Министерство сельского хозяйства
Бизнес вступился за нашу главную закуску - Рязань ВестиГорячо любимый россиянами продукт рискует исчезнуть с прилавков магазинов уже через два года.
23.06.2017 Рязань Вести
Хлебное дело - Рязанские ведомости
Хлебное дело
Основа рынка – конкуренция Участники состоявшегося в р.п. Сараи семинара-совещания «Оценка и перспективы развития хлебопекарной отрасли Рязанской области» посетили хлебозавод местного райпо и обменялись опытом работы.
Рязанские ведомости
Автор фото: Дмитрий Осинин | Рязанские аграрии за «круглым столом» говорили о комплексном развитии села - Рязанские ведомости
Рязанские аграрии за «круглым столом» говорили о комплексном развитии села
Фото: Дмитрий Осинин. Сегодня устойчивое развитие сельских территорий – это вопрос комплексный.
Рязанские ведомости
Рязанские фермеры познакомились с опытом кооперативов в Липецкой области
Представители минсельхоза и минэка области, руководители районных отделов АПК и фермеры побывали в Чаплыгинском районе Липецкой области, лидирующем в кооперативном движении России.
Рязанские ведомости
На Касимовском шоссе в Рязани сгорел автомобиль - РИА 7 НовостейЛюди во время пожара не пострадали. Его причина и размер ущерба устанавливаются.
22.06.2017 РИА 7 Новостей
JPG Файл - УМВД Рязанской области22 июня примерно в 13 часов 10 минут в Сасовском районе на первом километре автодороги Сасово-Батьки 18-летний житель Рязанской области, управляя мотоциклом «Хюсунг»,
23.06.2017 УМВД Рязанской области
Два легковых автомобиля столкнулись в Рыбновском районе - Рязань Вести23 июня в 10 часов 47 минут поступила информация о ДТП на 170-м километре трассы М-5 Рыбновского районе.
23.06.2017 Рязань Вести
В Рыбновском районе произошло ДТП: есть пострадавший  - Родной Город
В Рыбновском районе произошло ДТП: есть пострадавший 
23 июня в 10 часов 47 минут произошло  ДТП на 170 км трассы М-5 Рыбновского районе, сообщает МЧС России по Рязанской области.По уточненной информации произошло столкновение двух легковых автомобилей.
Родной Город
В Рязанской области полицейские уничтожили более 5,4 гектара зарослей дикой конопли  - Родной Город
В Рязанской области полицейские уничтожили более 5,4 гектара зарослей дикой конопли 
В ходе проверки территорий в Рязани и окрестностях населенных пунктов Рязанской области сотрудники полиции за минувшие сутки обнаружили и уничтожили заросли дикорастущей конопли на площади более 54000 квадратных метров,
Родной Город
В Рязанской области полицейские уличили хозяйку «резинового дома»  - Родной Город
В Рязанской области полицейские уличили хозяйку «резинового дома» 
В отношении хозяйки «резинового дома» в Касимовском районе возбуждено уголовное дело по ст.322.3 УК РФ.
Родной Город
Автор фото: Димитрий Соколов | Виктор Минкин: «Я не подстраиваюсь под современность» - Рязанские ведомостиНеброская природа среднерусской полосы, глубина и пространство, минимализм деталей и стремление проникнуть в жизнь простых людей – вот главные атрибуты произведений художника Фото: Димитрий Соколов.
23.06.2017 Рязанские ведомости
Автор фото: Елена Коренева | В Рязанском художественном училище им. Г.К. Вагнера началась защита дипломов - Рязанские ведомостиСегодня и завтра свои проекты представляют дизайнеры Фото: Елена Коренева.
23.06.2017 Рязанские ведомости
JPG Файл - УМВД Рязанской областиВ Рязанском Доме печати председатель Рязанского отделения союза журналистов, главный редактор областной газеты «Рязанские Ведомости»,
23.06.2017 УМВД Рязанской области
Автор фото: Александр Королев | О былом. О главном - Рязанские ведомости
О былом. О главном
22 июня Народный артист СССР Иосиф Кобзон выступил на сцене Рязанской филармонии Фото: Александр Королев.
Рязанские ведомости
Летние каникулы отменяются? - Новая газета
Летние каникулы отменяются?
Как и неделю назад, грядущие интересности начинаются прямо с сегодняшнего вечера.
Новая газета
Автор фото: Анна Добролежа | Единая история - Рязанские ведомости
Единая история
Двадцать три музея рассказали о традициях Рязанской области на общей выставке Фото автора.
Рязанские ведомости
«Рязань-ВДВ» выбыла из борьбы за Кубок России - РИА 7 НовостейВ столице рязанки проиграли ФК «Чертаново» – 1:2. В четверг, 22 июня, футболистки «Рязани-ВДВ» провели матч 1/4 финала Кубка России: в Москве «десантницы» встречались с «Чертаново» и уступили – 1:2.
23.06.2017 РИА 7 Новостей
С 20 июля изменятся правила парковки на улице 14-ая Линия - Администрация городаВ целях обеспечения безопасности дорожного движения и встречного разъезда автомобилей с 20 июля 2017 года на участке дороги от улицы 14-ая Линия до стр.
22.06.2017 Администрация города
После Брянска – Сынтул - Рязанские ведомостиСильнейшие рязанские волейболисты-«пляжники» этап чемпионата ЦФО завершили серебряным дублем В Брянске прошел II этап чемпионата ЦФО по пляжному волейболу и этап первенства округа среди юношей и девушек 2003 года рожд
23.06.2017 Рязанские ведомости
С прицелом на Португалию - Рязанские ведомости
С прицелом на Португалию
Юный рязанский картингист Яков Соколов к экватору национальной серии «Rotax Max» подошел в качестве лидера В Курске прошли соревнования третьего этапа национальной гоночной серии «Rotax Max» по картингу,
Рязанские ведомости
На трассе – отважные - Рязанские ведомости
На трассе – отважные
Межрегиональный мотокросс в Сасове собрал спортсменов более чем из десяти регионов страны В Сасове прошли открытые межрегиональные соревнования по мотокроссу, посвященные Дню России,
Рязанские ведомости
Михайловский «лисятник»
Почему молодежь из сельской глубинки не спешит проявлять интерес к радиоспорту В прежние годы радиоспорт был одним из популярных видов технического творчества.
Рязанские ведомости
Информация о проведенной проверке летнего оздоровительного учреждения на базе МБОУ «Ленинская СОШ»   Проведена плановая выездная проверка летнего оздоровительного учреждения на базе МБОУ «Ленинская СОШ»: по адресу:
23.06.2017 Роспотребнадзор
IMG_8362 - УМВД Рязанской областиМобильные сводные отряды региона и сотрудники 5-ой роты Отдельного батальона патрульно-постовой службы полиции УМВД России по Рязанской области провели специальную тренировку,
23.06.2017 УМВД Рязанской области
В Михайлове скончался пассажир скутера, упавший под колесо «МАЗа» - ИА МедиаРязаньВ Михайлове скончался пассажир скутера, упавший под колесо «МАЗа»,  пишет сайт областного Управления МВД .
23.06.2017 ИА МедиаРязань
На Касимовском шоссе в Рязани сгорел автомобиль - РИА 7 НовостейЛюди во время пожара не пострадали. Его причина и размер ущерба устанавливаются.
22.06.2017 РИА 7 Новостей
Об изменении движения автобуса №17 в период проведения праздника Ураза-Байрам 25 июня - Администрация городаС целью обеспечения охраны общественного порядка 25 июня с 04.00 до 09.
23.06.2017 Администрация города