Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

Министерством промышленности и торговли Российской Федерации, в рамках основного мероприятия «Развитие производства композиционных материалов (композитов) и изделий из них» подпрограммы «Развитие производства традиционны
17.01.2018 Минэкономразвития Рязанской области
Товарооборот ярмарок выходного дня составил 344,7 миллиона рублей в 2017 году - Рязань ВестиМинистерство сельского хозяйства и продовольствия Рязанской области сообщает об итогах работы ярмарок выходного дня в 2017 году.
17.01.2018 Рязань Вести
Опубликовано: 17.01.2018 09:54 | Печать | Просмотров: 6 С 1 января 2018 года произошло увеличение страховых пенсий у пенсионеров, которые являются неработающими.
17.01.2018 Администрация Чучковского района
Стоимость недвижимости плавно падает - Рязань ВестиЦены на новостройки будут плавно снижаться в 2018 году. Тренд вдвойне подстегивает спрос.
17.01.2018 Рязань Вести
Среди новинок авторынка в 2018 году править бал будут кроссоверы - Рязань ВестиВ 2018 году на российских дорогах появится много интересных новинок автопрома.
17.01.2018 Рязань Вести
Магазинам запретят возвращать поставщикам нераспроданный товар - Рязань ВестиМагазинам могут запретить возвращать поставщикам нераспроданный вовремя товар.
17.01.2018 Рязань Вести
В России грузоперевозчикам перекроют «серые» схемы‍ - Global-Ryazan.RuВ России грузоперевозчикам перекроют «серые» схемы. С 2018 года их обяжут заполнять электронные накладные.
17.01.2018 Global-Ryazan.Ru
В центре Рязани открыли первое муниципальное кафе-пекарню - Рязань Вести16 января в Рязани состоялось открытие первого муниципального кафе-пекарни от рязанского Хлебозавода №3.
16.01.2018 Рязань Вести
Среди новинок авторынка в 2018 году править бал будут кроссоверы - Рязань ВестиВ 2018 году на российских дорогах появится много интересных новинок автопрома.
17.01.2018 Рязань Вести
Валерий Емец рассказал о новой ежемесячной выплате за рождение первенца - Единая РоссияМинистр труда и социальной защиты населения Рязанской области провел пресс-конференцию 15 января в министерстве труда и социальной защиты населения Рязанской области прошла пресс-конференция,
16.01.2018 Единая Россия
Стоимость недвижимости плавно падает - Рязань ВестиЦены на новостройки будут плавно снижаться в 2018 году. Тренд вдвойне подстегивает спрос.
17.01.2018 Рязань Вести
Николай Любимов принял участие в Гайдаровском форуме-2018
В числе участников – руководители федеральных и региональных органов власти, главы субъектов РФ, представители бизнеса, банковской сферы, российские и зарубежные учёные и эксперты,
Вечерняя Рязань
В Рязани более двухсот организаций погасили задолженность по зарплате
Подведены итоги деятельности Межведомственной комиссии по укреплению финансовой дисциплины юридических и физических лиц по платежам, поступающим в доход бюджета Рязани, за 2017 год.
Рязанские ведомости
211 товаропроизводителей представили свою в Рязани на ярмарках выходного дня
Как сообщает сайт регионального минсельхоза, в субботу на пяти площадках Рязани прошли ярмарки выходного дня.
Рязанские ведомости
В Ряжском районе полицейские проверили крупные фермерские хозяйства - Рязань ВестиСотрудники Управления по вопросам миграции УМВД России, патрульные полицейские и сотрудники межмуниципального отдела МВД России «Ряжский» проверили соблюдение миграционного законодательства работниками и работодателями 5
17.01.2018 Рязань Вести
В Приокском «Нива» не уступила ВАЗ-2112, пострадала женщина - ИА МедиаРязаньПо информации  сайта областного УМВД, 16 января около 08.57 на улице Бирюзова в Рязани 63-летний житель областного центра, ехавший на автомобиле «Нива», по предварительным данным, поворачивая налево,
17.01.2018 ИА МедиаРязань
В ночь на среду в жилом доме в Рязани сгорел лифт - Rzn.InfoВ ночь на среду, 17 января, в жилом доме в Рязани сгорел лифт. Об этом сообщили на сайте регионального ГУ МЧС .
17.01.2018 Rzn.Info
В Рязани хозяин «резиновой» квартиры заплатит крупный штраф
Полицейские выявили и пресекли фиктивную постановку на учет иностранного гражданина.
Рязанские ведомости
В Рязани ищут свидетелей ДТП, в котором пострадала пенсионерка
Как сообщает сайт регионального УМВД России, устанавливаются очевидцы происшествия, которое произошло 12 декабря 2017 года в 14.00 в Рязани напротив д.21 на улице Новоселов.
Рязанские ведомости
В Рязани горел жилой дом
Сегодня утром на улице Пугачева горел жилой четырнадцатиэтажный дом с мягкой кровлей.
Рязанские ведомости
Неисчерпаемый запас прекрасного - Рязанские ведомостиОбластной художественный музей имени И.П. Пожалостина продолжает напоминать о выдающихся мастерах Художников, не получивших широкой славы и упоминания в хрестоматиях, но достойных памяти и признания, великое множество.
17.01.2018 Рязанские ведомости
Открытие выставки - Администрация района16 января в Спасском историко-археологическом музее прошло открытие выставки молодого, талантливого художника, студента 2-го курса Рязанского художественного училища им.
17.01.2018 Администрация района
Тематическая ретроспективная выставка-концерт «Музыка в фотографии» в рамках инновационного аудио-визуального арт-проекта  «Мир искусств» - РОНМЦ НТ            Рязанский областной научно-методический центр народного творчества впервые в своих стенах представил инновационный аудио-визуальный арт-проект «Мир искусств», в рамках которого будут проходить мероприятия,
17.01.2018 РОНМЦ НТ
В Рязани выбрали лучшее новогоднее селфи - Рязанские ведомости
В Рязани выбрали лучшее новогоднее селфи
В управлении культуры администрации Рязани подвели итоги конкурса на лучшее новогоднее селфи, который проводился в городе со 2 по 14 января.
Рязанские ведомости
Мост торговый и духовный - Рязанские ведомости
Мост торговый и духовный
На выставке, посвященной Аляске, школьникам рассказывают об экономических связях и православии в «Русской Америке» При свечах, в таинственной и уютной атмосфере, проходят экскурсии на выставке «Маски русской Аляски».
Рязанские ведомости
Автор фото: Татьяна Клемешева | С гармошкой холод нипочем - Рязанские ведомости
С гармошкой холод нипочем
Рязань отметила старый Новый год народными гуляньями Фото автора. Царевны и царевичи, скоморохи, Новогодняя Елка,
Рязанские ведомости
Автор фото: Димитрий Соколов | Бюллетени в прозрачном ящике - Рязанские ведомостиВ Рязани началось общественное голосование по выбору городских территорий для благоустройства Фото автора.
17.01.2018 Рязанские ведомости
ХК «Рязань» на домашнем льду обыграл «Бурана» из Воронежа - Рязанские ведомостиСудьбу матча чемпионата ВХЛ между ХК «Рязань» и «Бураном» (Вононеж), которая прошла во Дворце спорта «Олимпийский», решили буллиты.
17.01.2018 Рязанские ведомости
ХК «Рязань» одержал первую победу в новом году. Фоторепортаж - Rzn.InfoХК «Рязань» одержал первую победу в новом году. Во вторник, 16 января, «горожане» в серии буллитов обыграли воронежский «Буран» — 3:2.
17.01.2018 Rzn.Info
Автор фото: Дмитрий Осинин | Покорители кортов - Рязанские ведомости
Покорители кортов
Что сегодня способствует развитию тенниса в России Фото: Дмитрий Осинин. С 6 по 13 января на кортах Рязанской академии тенниса имени Н.Н.
Рязанские ведомости
Автор фото: Димитрий Соколов | Ледок хрустит, но держится - Рязанские ведомости
Ледок хрустит, но держится
Городские катки обещают стойко выдерживать погодные сюрпризы Фото: Димитрий Соколов.
Рязанские ведомости
Спортивный курьер
Кадры решают не все Набрал скорость второй турнир по мини-футболу на Кубок «Арены-Атрон».
Рязанские ведомости
В Московском районе открылся обновленный пункт приема платежей Кустового вычислительного центра - Администрация города17 января на улице Станкозаводской открылся обновленный пункт КВЦ. Посетили модернизированный центр исполняющий обязанности главы администрации Рязани Сергей Карабасов,
17.01.2018 Администрация города
В целях профилактики детского дорожно-транспортного травматизма с юными пассажирами 16 января на территории Рязанской области проводилось профилактическое рейдовое мероприятие,
17.01.2018 УМВД Рязанской области
Автор фото: Александр Королев | Новые подходы к развитию - Рязанские ведомостиРязанская делегация принимает участие в Гайдаровском форуме-2018 в столице Фото: Александр Королев.
17.01.2018 Рязанские ведомости
Отдельным батальоном ДПС ГИБДД УМВД России по Рязанской области устанавливаются очевидцы происшествия, которое произошло 12 декабря 2017 года в 14.00 в Рязани напротив д.21 на улице Новоселов,
17.01.2018 УМВД Рязанской области
В Рязани руководитель коммерческой организации подозревается в невыплате ежемесячного пособия по уходу за ребенком - Следственный комитетМосковским межрайонным следственным отделом города Рязань следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Рязанской области возбуждено уголовное дело в отношении директора одной из рязанских комме
17.01.2018 Следственный комитет