Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

Уборочная-2017 в Рязанской области идет полным ходом. Кто в лидерах? - Министерство сельского хозяйстваВ Рязанской области наконец-то установилась жаркая погода и уборка урожая набрала наивысшие темпы во всех районах.
17.08.2017 Министерство сельского хозяйства
Данный проект молодежного правительства Рязанской области будет работать в регионе с 14 августа по 30 сентября текущего года.
17.08.2017 Министерство финансов
Министерство промышленности и геологии Республики Саха (Якутия), Министерство инвестиционного развития и предпринимательства Республики, Министерство сельского хозяйства и продовольственной политики Республики,
17.08.2017 Рязанская ТПП
Автор фото: Александр Королев | В Рязани обсуждали правоприменительную практику управления Ростехнадзора - Рязанские ведомостиФото: Александр Королев. 17 августа в Рязани состоялось публичное обсуждение результатов правоприменительной практики Приокского управления Ростехнадзора в области промышленной безопасности и энергонадзора.
17.08.2017 Рязанские ведомости
Автор фото: Александр Королев | В Рязанской области контролеры работают риск-ориентированным методом - Рязанские ведомостиФото: Александр Королев. «Наша задача – улучшить взаимодействие между властью,
17.08.2017 Рязанские ведомости
Министерство промышленности и геологии Республики Саха (Якутия), Министерство инвестиционного развития и предпринимательства Республики, Министерство сельского хозяйства и продовольственной политики Республики,
17.08.2017 Рязанская ТПП
В Рязанской области намолочено около 700 тысяч тонн зерна - Рязань ВестиПо состоянию на 16 августа зерновые культуры в области убраны на площади 159 тыс.
17.08.2017 Рязань Вести
Впервые за годы постсоветского развития реальные денежные доходы и потребление падали несколько лет подряд.
17.08.2017 Рязань Вести
Автор фото: Александр Королев | В Рязанской области контролеры работают риск-ориентированным методом - Рязанские ведомостиФото: Александр Королев. «Наша задача – улучшить взаимодействие между властью,
17.08.2017 Рязанские ведомости
Вывод энергопроектов России из-под санкций США — заслуга ЕС - Рязань ВестиЧасть российских энергетических проектов удалось вывести из-под санкций США благодаря представителям ЕС.
17.08.2017 Рязань Вести
Автор фото: Александр Королев | В Рязани обсуждали правоприменительную практику управления Ростехнадзора - Рязанские ведомости
В Рязани обсуждали правоприменительную практику управления Ростехнадзора
Фото: Александр Королев. 17 августа в Рязани состоялось публичное обсуждение результатов правоприменительной практики Приокского управления Ростехнадзора в области промышленной безопасности и энергонадзора.
Рязанские ведомости
Автор фото: Александр Королев | Импортозамещение в действии - Рязанские ведомости
Импортозамещение в действии
В Рязанской области выпускают медицинские изделия, которые по качеству и цене не только не уступают зарубежным аналогам, но даже превосходят их Фото: Александр Королев.
Рязанские ведомости
Трудный хлеб
Несмотря на погодные катаклизмы, в регионе – небывало высокий урожай зерна Земледельцам Александро-Невского района помогают убирать урожай зерновых комбайны из Краснодарского края.
Рязанские ведомости
В Карелии пенсионерка ножом расправилась с гостем - РИА 7 НовостейПострадавший был доставлен в больницу, где скоропостижно скончался от полученной травмы.
17.08.2017 РИА 7 Новостей
Задержан житель Владимирской области, распространявший детское порно - РИА 7 НовостейПодозреваемый признался, что открыл доступ к данным файлам для скачивания в сети.
17.08.2017 РИА 7 Новостей
Под Курском водитель сбил насмерть пешехода и скрылся с места ДТП - РИА 7 НовостейМужчина совершил наезд на стоящего на трассе человека. В Обоянском районе Курской области произошла серьезная авария, которая стоила жизни одному человеку.
17.08.2017 РИА 7 Новостей
Фото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области - Родной Город
В Рязанской области в озере нашли тело мужчины 
Фото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области В Рязанской области в озере нашли тело мужчины.
Родной Город
21 - Родной Город
В Рязанской области раскрыли кражу десяти деревьев туи 
В Рязанской области раскрыли кражу десяти деревьев туи. Об этом сообщается на сайте УМВД по Рязанской области.
Родной Город
В Рязанской области задержали злоумышленника, ловившего рыбу незаконным способом  - Родной Город
В Рязанской области задержали злоумышленника, ловившего рыбу незаконным способом 
В Рязанской области задержали 53-летнего местного жителя, который организовал незаконную ловлю рыбы сетью на реке Проня.
Родной Город
voda1 - Касимовский музей-заповедникС 11 августа в Касимовском историко-культурном музее-заповеднике работает фотовыставка «Чистая вода» фотографа-любителя Георгия Корчагина.
17.08.2017 Касимовский музей-заповедник
Автор фото: Елена Коренева | Год столетия событий 1917 года станет символом XVI Международного фестиваля театров кукол «Рязанские смотрины» - Рязанские ведомостиОн пройдет в Рязанской области с 9 по 13 сентября Фото: Елена Коренева. В этом году на пяти площадках будет показано 18 спектаклей 16 театров из России, Беларуси, Болгарии, Испании, Словении и Луганской Народной Республики.
17.08.2017 Рязанские ведомости
В Рязани запустили туристический «маршрут любви». Фото - Rzn.InfoФото: © RZN.info / Александр Блохин В Рязани запустили туристический «маршрут любви».
17.08.2017 Rzn.Info
Автор фото: Александр Королев | Рай на экране и в жизни - Рязанские ведомости
Рай на экране и в жизни
В поселке Мясной, где жил и работал Андрей Тарковский, планируют построить музейный центр Фото: Александр Королев.
Рязанские ведомости
Автор фото: Татьяна Железнова | Рязанская библиотека получила в подарок книги из Италии - Рязанские ведомости
Рязанская библиотека получила в подарок книги из Италии
Фото: Татьяна Железнова. 30 книг на итальянском языке передал в дар областной библиотеке им.
Рязанские ведомости
В Рязанской области пройдет фестиваль-конкурс национальной кухни - Рязанские ведомости
В Рязанской области пройдет фестиваль-конкурс национальной кухни
Как сообщает сайт министерства по делам территориальных образований и общественных объединений области,
Рязанские ведомости
На улице Чкалова фура столкнулась с троллейбусом. Фото - Rzn.InfoНа улице Чкалова фура столкнулась с троллейбусом. Об этом сообщили пользователи группы « Автолюбители Рязани » «ВКонтакте».
17.08.2017 Rzn.Info
Фото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области - Родной ГородФото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области В среду, 16 августа, в 23:25 минут поступило сообщение о загорании автомобиля на улице Льговский проезд в городе Рязани.
17.08.2017 Родной Город
Отдельным батальоном ДПС ГИБДД УМВД России по Рязанской области устанавливаются очевидцы дорожно-транспортного происшествия:
17.08.2017 УМВД Рязанской области
pbSgkq4p3gc - Родной Город
В Спасском районе «Рено Сандеро» врезался в «Форд» и перевернулся 
В четверг, 17 августа, около шести часов вечера в Спасском районе между селом Выползово и деревней Петровичи «Рено Сандеро» на полном ходу врезался в стоящий на обочине «Форд», улетел в кювет и перевернулся.
Родной Город
В Рязани ищут очевидцев ДТП  - Родной Город
В Рязани ищут очевидцев ДТП 
Отдельным батальоном ДПС ГИБДД УМВД России по Рязанской области устанавливаются очевидцы дорожно-транспортного происшествия: Известно, что в четверг,3 августа,
Родной Город
Автор фото: Вячеслав Астафьев | Неутомимый - Рязанские ведомости
Неутомимый
Ветерана рязанского спорта Александра Михайловича Мелешкина с 90-летием поздравил Президент России Владимир Путин Фото автора.
Рязанские ведомости
JPG Файл - УМВД Рязанской области16 августа в 8 часов 45 минут в Рязань у дома 96 корпус 1 на улице Стройкова 60-летний житель областного центра, управляя автомобилем ВАЗ-2106, при выезде с дворовой территории совершил наезд на 6-летнего велосипедиста.
17.08.2017 УМВД Рязанской области
В Рязани запустили туристический «маршрут любви». Фото - Rzn.InfoФото: © RZN.info / Александр Блохин В Рязани запустили туристический «маршрут любви».
17.08.2017 Rzn.Info
JPG Файл - УМВД Рязанской областиВ преддверии нового учебного года сотрудники рязанской Госавтоинспекции, совместно со специалистами Управление Государственного Автодорожного Надзора по Рязанской области и Прокуратурой Советского района города Рязани пр
17.08.2017 УМВД Рязанской области
Жительница Вышгородского сельского поселения отработает 180 часов Как пояснили в пресс-службе областной прокуратуры, в администрацию Вышгородского сельского поселения поступило обращение жителя села, в котором он указал,
17.08.2017 Вечерняя Рязань
Фото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области - Родной ГородФото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области В Рязанской области в озере нашли тело мужчины.
17.08.2017 Родной Город