Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

На рязанском заводе «Центртранстехмаш» запущена линия по производству сэндвич-панелей - РИА 7 НовостейОжидаемое увеличение объёма выпускаемой продукции составит около 200 качественных фургонокомплектов в месяц.
25.07.2017 РИА 7 Новостей
Рязанский бензин подорожал на 4 копейки - Rzn.InfoНа прошедшей неделе в Рязанской области подорожал бензин. По данным Рязаньстата, средняя стоимость одного литра увеличилась на 4 копейки и на понедельник, 24 июля, составила 37,64 рубля.
25.07.2017 Rzn.Info
На рязанском заводе «Центртранстехмаш» запущена новая многофункциональная линия по производству сэндвич-панелей - Администрация города25 июля в рамках проекта «Развиваем высокотехнологические производства» на ООО «Центртранстехмаш» состоялась презентация и запуск новой производственной линии, позволившей создать 45 новых рабочих мест.
25.07.2017 Администрация города
Рязанские банки предельно строги к заемщикам — исследование - Rzn.InfoВ Рязанской области банки проявляются близкую к максимальной строгость к заемщикам, заявило Объединенное кредитное бюро.
25.07.2017 Rzn.Info
Рязанский завод автофургонов увеличит выпуск почти в полтора раза - Rzn.InfoФото: © RZN.info / Антон Насонов Рязанский завод «Центртранстехмаш», производящий автофургоны и спецтехнику, увеличит выпуск продукции на 40%.
25.07.2017 Rzn.Info
В региональном УФНС обсудили вопросы взаимодействия налоговых органов Рязанской области и представителей специализированных операторов связи - УФНСВ Управлении Федеральной налоговой службы по Рязанской области состоялось совещание по вопросам взаимодействия участников электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговых деклараций в электро
25.07.2017 УФНС
Свою продукцию в минувшую субботу представили 176 местных товаропроизводителей на 271 торговом месте Мясо, полуфабрикаты и колбасные изделия на ярмарку привезли для реализации 44 участника,
25.07.2017 Рязанские ведомости
Популярность карт «Мир» среди россиян выросла в шесть раз - РИА 7 НовостейУвеличению числа транзакций способствовал активный перевод бюджетников на карты «Мир».
25.07.2017 РИА 7 Новостей
В Рязанской области прошла ярмарка-дегустация «Ряжские вкусы» - Единая РоссияВ Ряжском районе дан старт проекту «Покупай свое» 22 июля в поселке Добрая Воля Ряжского района прошла ярмарка-дегустация «Ряжские вкусы».
24.07.2017 Единая Россия
Рязанский завод автофургонов увеличит выпуск почти в полтора раза - Rzn.InfoФото: © RZN.info / Антон Насонов Рязанский завод «Центртранстехмаш», производящий автофургоны и спецтехнику, увеличит выпуск продукции на 40%.
25.07.2017 Rzn.Info
В региональном УФНС обсудили вопросы взаимодействия налоговых органов Рязанской области и представителей специализированных операторов связи - УФНСВ Управлении Федеральной налоговой службы по Рязанской области состоялось совещание по вопросам взаимодействия участников электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговых деклараций в электро
25.07.2017 УФНС
В Рязанской области прошла ярмарка-дегустация «Ряжские вкусы» - Рязанские ведомости
В Рязанской области прошла ярмарка-дегустация «Ряжские вкусы»
Коллектив ООО «Ряжский хлеб» выступил с предложением, как сделать товары рязанского производства популярными, и разработал проект «Покупай свое».
Рязанские ведомости
РНПК реконструировала парк хранения сжиженных углеводородных газов - Рязанские ведомости
РНПК реконструировала парк хранения сжиженных углеводородных газов
АО «Рязанская нефтеперерабатывающая компания», дочернее общество НК «Роснефть», завершило реконструкцию парка хранения сжиженных углеводородных газов.
Рязанские ведомости
Автор фото: Александр Королев | Наш главный продукт - Рязанские ведомости
Наш главный продукт
Хлеб на столе у россиян всегда на первом месте. Он прочно держит лидерство среди социально значимых продуктов потребительской корзины Фото: Александр Королев.
Рязанские ведомости
В Александро-Невском сгорел автомобиль - РИА 7 НовостейНа пожар выезжали и принимали участие в тушении 1 пожарный автомобиль, 4 человека личного состава Государственной противопожарной службы.
24.07.2017 РИА 7 Новостей
Виновник аварии в Сараевском районе был пьян — полиция - Rzn.InfoВиновник аварии в Сараевском районе был пьян. Об этом сообщили в пресс-службе регионального УМВД.
25.07.2017 Rzn.Info
Рязанцы ответят за посягательство на жизнь сотрудников полиции  - Родной ГородДвое рязанцев предстанут перед судом по обвинению в применении насилия и посягательстве на жизнь полицейских.
25.07.2017 Родной Город
Ночной пожар в Рязани повредил автомобиль  - Родной Город
Ночной пожар в Рязани повредил автомобиль 
Ночью 25 июля поступило сообщение о пожаре на проезде Белинского в городе Рязани.
Родной Город
На одной из улиц Рязани сбили женщину  - Родной Город
На одной из улиц Рязани сбили женщину 
24 июля, около 15:20  на пересечении улиц Ленина и Право-Лыбедской сбили пожилую женщину.
Родной Город
Сотрудники ГИБДД просят откликнуться очевидцев  ДТП в Рязани  - Родной Город
Сотрудники ГИБДД просят откликнуться очевидцев ДТП в Рязани 
Специализированным следственным отделением по расследованию ДТП Следственного управления УМВД России по Рязанской области устанавливаются очевидцы происшествия.
Родной Город
«Подбелка» расширяет границы - Рязанские ведомостиНа фестивале уличных музыкантов в этом году появится новая, восьмая сцена О сюрпризах, которые ждут гостей на традиционном музыкальном фестивале «Подбелка», журналистам рассказали его организаторы.
25.07.2017 Рязанские ведомости
В Солотче привели в порядок Тропу Паустовского - РИА 7 НовостейВ этот же день в поселке прошли «Паустовские чтения». Во вторник, 25 июля, в Солотче активные рязанцы, в основном, юные экологи, провели уборку Тропы Паустовского, проложенной по любимым маршрутам прогулок писателя.
25.07.2017 РИА 7 Новостей
В Рязани состоится Второй Вегетарианский пикник  - Родной ГородВ субботу, 29 июля, для всех желающих состоится Второй Вегетарианский пикник в Рязани, который будет проходить в парке ЦПКиО.
25.07.2017 Родной Город
13 - Родной Город
Рязанцы посетили концерт ВИА «006» 
В воскресенье, 23 июля, в Центральном парке культуры и отдыха состоялся концерт народного художественного любительского коллектива Рязанской области ВИА «006».
Родной Город
В Рязанской области отметили 800-летие села Исады - Рязанские ведомости
В Рязанской области отметили 800-летие села Исады
Торжества, посвященные этой дате, состоялись в селе 22 июля Удивительно место — село Исады – возникло предположительно в XI веке.
Рязанские ведомости
Около 3 500 рязанцев приняли участие в праздновании «Фестивального лета» - Рязанские ведомости
Около 3 500 рязанцев приняли участие в праздновании «Фестивального лета»
Культурно-массовые события проекта «Фестивальное лето» собрали в минувшие выходные около 3 500 жителей и гостей Рязани.
Рязанские ведомости
Автор фото: Вячеслав Чирков | Спортивный курьер - Рязанские ведомостиФото автора. И путевки на чемпионат мира В Болгаре (Республика Татарстан) прошел чемпионат России по самбо среди ветеранов,
25.07.2017 Рязанские ведомости
Нажмите для просмотра в полном размере... - Министерство молодежной политики и спорта25 июля в конференц-зале СДЮСШОР «Олимпиец» состоялась встреча министра молодежной политики,
25.07.2017 Министерство молодежной политики и спорта
Рязанские малыши в ползунках попытались установить мировой рекорд. Фото - Rzn.InfoРязанские малыши в ползунках попытались установить мировой рекорд на этапе всероссийского чемпионата ползунков, прошедшего в воскресенье, 23 июля.
24.07.2017 Rzn.Info
Автор фото: Дмитрий Осинин | В Рязанской СДЮСШОР «Олимпиец» чествовали победительниц и призерок зонального первенства России по футболу среди девушек - Рязанские ведомости
В Рязанской СДЮСШОР «Олимпиец» чествовали победительниц и призерок зонального первенства России по футболу среди девушек
Фото: Дмитрий Осинин. С ними в преддверии финалов первенства России по футболу среди сборных команд субьектов РФ провела встречу министр молодежной политики, физической культуры и спорта Рязанской области Татьяна Пыжонкова.
Рязанские ведомости
В Шилове начали работать дворовые школы спортивного мастерства по футбольному фристайлу - Рязанские ведомости
В Шилове начали работать дворовые школы спортивного мастерства по футбольному фристайлу
Сотрудники отдела МВД России «Шиловский» выступили с инициативой создать дворовые школы спортивного мастерства по футбольному фристайлу – популярному среди молодежи виду спорта.
Рязанские ведомости
Фото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области. - Родной Город
Виновник аварии в Рязанской области был пьян 
Фото взято с сайта ГУ МЧС по Рязанской области. Виновник аварии в Рязанской области был пьян.
Родной Город
Банк «ФК Открытие» поможет обманутым рязанским дольщикам - Новая газета Банк берет на себя обязательства по финансированию завершения строительства и обеспечению ввода в эксплуатацию жилого дома на Касимовском шоссе Во вторник, 25 июля,
25.07.2017 Новая газета
Такую задачу поставил глава региона Николай Любимов на расширенном заседании Правительства Рязанской области 25 июля.
25.07.2017 Правительство Рязанской области
О потребительских ценах на отдельные виды товаров в городе Рязани - Администрация городаПо данным Рязаньстата, управление инвестиционной политики, развития малого бизнеса и потребительского рынка администрации города Рязани информирует о ценовой ситуации на потребительском рынке города за период с 18 по 24 июля.
25.07.2017 Администрация города
В Солотче привели в порядок Тропу Паустовского - РИА 7 НовостейВ этот же день в поселке прошли «Паустовские чтения». Во вторник, 25 июля, в Солотче активные рязанцы, в основном, юные экологи, провели уборку Тропы Паустовского, проложенной по любимым маршрутам прогулок писателя.
25.07.2017 РИА 7 Новостей
В Кораблине задержали 48-летнего мотоциклиста без прав - Rzn.InfoВ Кораблине задержали 48-летнего мотоциклиста без прав. Об этом сообщила пресс-служба регионального УМВД.
25.07.2017 Rzn.Info