Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

В Рязанской области с начала года юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям выдано кредитов на 71,6  млрд рублей - РИА 7 НовостейЗначительные объёмы банковских ссуд получили также торговые организации (19,3 млрд рублей) и сельскохозяйственные предприятия (7,8 млрд рублей).
21.11.2017 РИА 7 Новостей
koop - Mediusinfo.ru  16 - 17 ноября в Минсельхозе России проходил V Всероссийский съезд сельскохозяйственных кооперативов, в работе которого приняли участие делегаты и эксперты 70 регионов,
21.11.2017 Mediusinfo.ru
tocep - Mediusinfo.ru  Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев подписал Постановление о создании в Рязанской области территории опережающего социально-экономического развития «Лесной».
21.11.2017 Mediusinfo.ru
mai ukazi - Mediusinfo.ru  Рязанская область вошла в число регионов-лидеров по исполнению Майских Указов Президента РФ Владимира Путина в сфере экономики.
21.11.2017 Mediusinfo.ru
Автор фото: Александр Королев | Опережающее развитие - Рязанские ведомостиВ регионе создаются благоприятные условия для инвесторов Фото: Александр Королев.
21.11.2017 Рязанские ведомости
Съезд проходил 16 - 17 ноября в минсельхозе России. В работе съезда приняли участие делегаты и эксперты 70 регионов, среди которых руководители региональных органов управления АПК,
21.11.2017 Рязанские ведомости
20 ноября в Рязани состоялся Открытый чемпионат Рязанской области по парикмахерскому искусству,
21.11.2017 Минэкономразвития Рязанской области
В рамках бесплатных образовательных программ на базе Центра поддержки предпринимательства Рязанской области состоялся тренинг на тему «Бизнес-Эксперт: Портал Бизнес-навигатора МСП».
21.11.2017 Минэкономразвития Рязанской области
Рыбаки без щуки не останутся - Рязань ВестиРосрыболовство опровергло резкое сокращение щуки в российских реках и озерах.
21.11.2017 Рязань Вести
Скоро начнется промышленная маркировка лекарств - Рязань ВестиВ ближайшее время, когда будет принят закон по маркировке лекарственных средств, начнется промышленная эксплуатация этого проекта, сообщил в интервью "Российской газете" руководитель Федеральной налоговой службы Михаил Мишустин.
20.11.2017 Рязань Вести
Как сообщает представитель регионального отделения Главного управления Банка России по ЦФО, по итогам 9 месяцев в области остатки на депозитных счетах физических лиц составили 131,7 миллиарда рублей.
20.11.2017 Рязанские ведомости
Автор фото: Александр Королев | Опережающее развитие - Рязанские ведомости
Опережающее развитие
В регионе создаются благоприятные условия для инвесторов Фото: Александр Королев.
Рязанские ведомости
Автор фото: Владимир Проказников | На ярмарках выходного дня в Рязани свою продукцию представили 211 товаропроизводителей - Рязанские ведомости
На ярмарках выходного дня в Рязани свою продукцию представили 211 товаропроизводителей
Фото: Владимир Проказников. Как сообщает сайт регионального минсельхоза, в субботу, 18 ноября, на пяти площадках Рязани прошли ярмарки выходного дня.
Рязанские ведомости
Молодой фермер Николай Фионин из Рязанского района рассказал о своем опыте участникам V Всероссийского съезда сельскохозяйственных кооперативов
Съезд проходил 16 - 17 ноября в минсельхозе России. В работе съезда приняли участие делегаты и эксперты 70 регионов, среди которых руководители региональных органов управления АПК,
Рязанские ведомости
В Рязани столкнулись два грузовика - Вечерняя РязаньДТП произошло ночью 20 ноября В пресс-службе регионального УМВД сообщили, что на регулируемом перекрёстке водитель, управляя автомобилем «МАЗ» с полуприцепом, поворачивал налево на зелёный сигнал светофора.
20.11.2017 Вечерняя Рязань
В нескольких районах города на машины рязанцев упали деревья - Rzn.InfoВ ночь на вторник, 21 ноября, на машины сразу нескольких рязанцев упали деревья.
21.11.2017 Rzn.Info
На Куйбышевском шоссе столкнулись «Матиз» и «ГАЗель». Фото - Rzn.InfoФото: УМВД по Рязанской области Утром во вторник, 21 ноября, на Куйбышевском шоссе столкнулись Daewoo Matiz и «ГАЗель».
21.11.2017 Rzn.Info
В Рязани иномарка врезалась в грузовик - Вечерняя Рязань
В Рязани иномарка врезалась в грузовик
В ДТП пострадали два человека В пресс-службе регионального УМВД рассказали, что 21 ноября в 4.20 на Куйбышевском шоссе напротив дома 35 города Рязани 56-летняя жительница Рязанской области, управляя автомобилем «ДЭУ МАТИЗ»,
Вечерняя Рязань
В Рязанской области вынесли приговор мошеннику
Как сообщает пресс-служба Рязанского областного суда, в Шацком районе вынесли приговор по уголовному делу в отношении жителя Ставропольского края, 1973 года рождения.
Рязанские ведомости
47-летний рязанец незаконно изготавливал и хранил ружье и марихуану  - Родной Город
47-летний рязанец незаконно изготавливал и хранил ружье и марихуану 
В Шацке 47-летний мужчина незаконно изготавливал и хранил оружие и марихуану.
Родной Город
Рязанцы увидели русско-немецкую трагедию «Сердца и ножи» - РИА 7 НовостейСовместная работа актёров рязанского театра драмы и театра имени Вольфганга Борхерта из Мюнстера открыла фестиваль «Свидания на Театральной».
21.11.2017 РИА 7 Новостей
Творческая встреча хореографических коллективов «Танцуй, Рязанщина!» - РОНМЦ НТ19 ноября  2017 года  в  Ряжском  районном  Доме  культуры   состоялась   творческая  встреча  хореографических  коллективов «Танцуй,
20.11.2017 РОНМЦ НТ
582 04 - Администрация Чучковского районаОпубликовано: 21.11.2017 10:15 | Печать | Просмотров: 7   17 ноября в центральной библиотеке  состоялось заседание клубов «Живая книга» и «Надежда».
21.11.2017 Администрация Чучковского района
Мифы и реальность в истории
Как молодому поколению сформировать свое мировоззрение на происходящие в стране события В рамках 2-го историко-просветительского медиафорума со студентами РГУ имени С.А.
Рязанские ведомости
Босса-нова на томский манер - Новая газета
Босса-нова на томский манер
 Спешащий в Рязань бард Роман Ланкин – о графоманах, солнечном Таджикистане и лучшем исполнителе чужих песен Рязанка Ольга Чикина и томич Роман Ланкин дружно становились лауреатами ведущих бардовских фестивалей.
Новая газета
Жизни тесно в архивных папках - Рязанские ведомости
Жизни тесно в архивных папках
В этом убеждена доктор исторических наук, писатель Анна Попова 1910 год.
Рязанские ведомости
В Рязани проходит Чемпионат Рязанской области по парикмахерскому искусству и декоративной косметике - РИА 7 НовостейПоказать своё мастерство приехали парикмахеры из Москвы, Коломны и Рязанской области.
20.11.2017 РИА 7 Новостей
Руки-ножницы. В Рязани прошел полуфинал чемпионата России по парикмахерскому искусству - Rzn.InfoВ Рязани прошел полуфинал чемпионата России по парикмахерскому искусству.
20.11.2017 Rzn.Info
Пьяный рязанец разбил лобовое стекло патрульной машины  - Родной Город18 ноября 29-летний рязанец, сев за руль «УАЗа» в нетрезвом виде, столкнулся с «Киа».
20.11.2017 Родной Город
Автор фото: Димитрий Соколов | К нам мчится сказка! - Рязанские ведомости
К нам мчится сказка!
Люди-елки, зайчики и Снегурочки отметили день рождения Деда Мороза пробегом Фото: Димитрий Соколов.
Рязанские ведомости
Соревнования юных шахматистов трёх районов Рязанской области выявили сильнейших - Рязанские ведомости
Соревнования юных шахматистов трёх районов Рязанской области выявили сильнейших
IV открытое лично-командное первенство Чучковской ДЮСШ по шахматам среди школьников состоялось в Назаровской средней общеобразовательной школе 18 ноября .
Рязанские ведомости
В рязанском манеже «Юность» соревновались юные легкоатлеты шести регионов страны - Рязанские ведомости
В рязанском манеже «Юность» соревновались юные легкоатлеты шести регионов страны
В спортивном манеже «Юность» 18-19 ноября прошли соревнования открытого Кубка области, XVII Всероссийские соревнования среди юношей и девушек, посвященные памяти Героя России Дмитрия Миронова.
Рязанские ведомости
На Куйбышевском шоссе столкнулись «Матиз» и «ГАЗель». Фото - Rzn.InfoФото: УМВД по Рязанской области Утром во вторник, 21 ноября, на Куйбышевском шоссе столкнулись Daewoo Matiz и «ГАЗель».
21.11.2017 Rzn.Info
caxcud - Mediusinfo.ru  17 ноября Шацкий районный суд вынес приговор жителю Ставропольского края.
21.11.2017 Mediusinfo.ru
Николай Любимов поздравил рязанских налоговиков - ИА МедиаРязаньГубернатор Рязанской области Олег Ковалёв Уважаемые работники и ветераны налоговых органов Рязанской области!
21.11.2017 ИА МедиаРязань
Путятинскую речку Шиш опять переименовали - ИА МедиаРязаньЗа последний год речку, протекающую по селу Глебово в Путятинском районе и пересекающую федеральную трассу М5 «Урал» на 314-м километре, дважды переименовывали,  пишет «Издательство «Пресса» .
21.11.2017 ИА МедиаРязань
В нескольких районах города на машины рязанцев упали деревья - Rzn.InfoВ ночь на вторник, 21 ноября, на машины сразу нескольких рязанцев упали деревья.
21.11.2017 Rzn.Info