Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

В Рязани состоялась презентация-дегустация продукции рязанских производителей хлебобулочных изделий - Администрация города27 апреля, в ТЦ «Атрон» по инициативе управления инвестиционной политики, развития малого бизнеса и потребительского рынка для горожан была организована презентация-дегустация продукции рязанских товаропроизводителей,
27.04.2017 Администрация города
Практические вопросы реализации нового порядка применения ККТ рассмотрены в региональном УФНС на «круглом столе» с участием Рязанского областного отделения ООО «ОПОРА РОССИИ» - УФНС26 апреля 2017 года в Управлении ФНС России по Рязанской области состоялся «круглый стол» с участием руководства УФНС и Рязанского областного отделения Общероссийской общественной организации «ОПОРА РОССИИ».
27.04.2017 УФНС
«Живаго-банк» снизил ставки по жилищным кредитам - Rzn.Info«Живаго-банк» улучшил условия по ипотечному кредитованию, понизив процентную ставку до 12% и первоначальный взнос до 15%, внести который можно средствами материнского капитала.
27.04.2017 Rzn.Info
«Честная ферма» стабильное крестьянское хозяйство - Рязань ВестиСегодня для фермеров создаются благоприятные условия для их деятельности.
27.04.2017 Рязань Вести
Согласно информации полученной от Министерства экономического развития и торговли  Рязанской области.
27.04.2017 Рязанский МР
Министерство экономического развития и торговли Рязанской области информирует о ценовой ситуации на потребительском рынке региона.
26.04.2017 Минэкономразвития Рязанской области
Рязанская область заключила соглашения с пятью инвесторами для Лесного - Rzn.InfoФото: © RZN.info / Антон Насонов Рязанская область заключила соглашения с потенциальными инвесторами поселка Лесной.
26.04.2017 Rzn.Info
Долговая нагрузка рязанцев оказалась одной из самых низких в стране - Rzn.InfoФото: Pixabay.com По итогам первого квартала 2017 года Рязанская область оказалась в числе регионов с минимальной долговой нагрузкой населения.
26.04.2017 Rzn.Info
Рязанские депутаты обсудили проблемы дорог в регионе - Rzn.InfoФото: Pixabay.com В четверг, 27 апреля, на заседании облдумы рязанские депутаты обсудили проблемы дорог в регионе.
28.04.2017 Rzn.Info
На железнодорожной платформе в Рязани обнаружили труп мужчины - Rzn.InfoНа железнодорожном переезде в Рязани обнаружили труп мужчины. Инцидент произошел на платформе «203-й километр»,
28.04.2017 Rzn.Info
Неизвестный автомобиль сгорел в Рязани - Рязань Вести27 апреля в 20 часов 20 минут поступило сообщение о пожаре в автомобиле в поселке Борки.
28.04.2017 Рязань Вести
Жилой дом, баня, гараж сгорели на пожаре в Кадоме - Рязань Вести27 апреля в 20 часов 52 минуты поступило сообщение о пожаре в жилом доме в рабочем поселке Кадом.
28.04.2017 Рязань Вести
Врио губернатора Рязанской области Николай Любимов: в 2017-2018 гг. на повышение зарплат бюджетникам будет выделено более 5 млрд рублей - Vidsboku.ComВрио губернатора Рязанской области Николай Любимов на выступлении в областной Думе 26 апреля заявил,
27.04.2017 Vidsboku.Com