Новости города БезФормата.Ru
Рязань
Главные новости
 
Задать вопрос?

Как заставить должностные инструкции работать?


Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

«История, которую нужно популяризировать». Министр экономики призвал равняться на рязанский кожзавод - Rzn.InfoФото: © RZN.info / Антон Насонов В субботу, 23 сентября, Владимир Путин провел совещание с Министром экономического развития Максимом Орешкиным и Министром промышленности и торговли Денисом Мантуровым.
24.09.2017 Rzn.Info
Подорожание продуктов в последние месяцы заметили 63% россиян‍ - Global-Ryazan.RuЗа лето 63% россиян заметили существенное подорожание продуктов питания. Опрос населения провели эксперты Фонда "Общественное мнение" .
22.09.2017 Global-Ryazan.Ru
В Рязанской области собрали рекордное количество зерна - Rzn.InfoВ Рязанской области собрали рекордное количество зерна. По состоянию на 22 сентября, валовый сбор зерна составляет 2 миллиона 13,4 тысячи тонн при средней урожайности 38,6 ц/га,
22.09.2017 Rzn.Info
По состоянию на 22 сентября валовой сбор зерна составляет 2 миллиона 13,4 тысячи тонн при средней урожайности 38,6 ц/га Это наивысший валовой сбор за всю современную историю регионального агропромышленного комплекса.
22.09.2017 Рязанские ведомости
Рязанские аграрии ставят рекорды по сбору зерна - ГТРК ОКАОтметка уже превысила 2 миллиона тонн. Это наивысший валовый сбор за всю современную историю регионального агропромышленного комплекса.
22.09.2017 ГТРК ОКА
Рязанское предприятие готово присоединиться к строительству Керченского моста - Rzn.InfoРязанская ГК «Точинвест», специализирующаяся на выпуске дорожных металлоконструкций, готова присоединиться к строительству подходов к Керченскому мосту.
22.09.2017 Rzn.Info
Губернатор Рязанской области Николай Любимов поздравил хлеборобов региона с достижением рекордного урожая зерновых В Рязанской области в третий раз за всю историю намолотили более 2 миллионов тонн зерна!
22.09.2017 Рязанский МР
Минсельхоз: в Рязанской области собран рекордный урожай в современной истории региона - Vidsboku.ComАграрии Рязанской области по состоянию на 22 сентября намолотили более двух миллионов тонн зерна.
22.09.2017 Vidsboku.Com
«История, которую нужно популяризировать». Министр экономики призвал равняться на рязанский кожзавод - Rzn.InfoФото: © RZN.info / Антон Насонов В субботу, 23 сентября, Владимир Путин провел совещание с Министром экономического развития Максимом Орешкиным и Министром промышленности и торговли Денисом Мантуровым.
24.09.2017 Rzn.Info
Первые в России - Рязанские ведомостиОбнинское предприятие продемонстрировало новую продукцию на Международной специализированной выставке «Импортозамещение-2017» Новая продукция Государственного научного центра РФ ОНПП «Технология» имени А.Г.
22.09.2017 Рязанские ведомости
Аграрии Рязанской области намолотили 2 миллиона тонн зерна - Министерство сельского хозяйстваВ Рязанской области продолжается уборочная кампания. По состоянию на 22 сентября валовый сбор зерна составляет 2 миллиона 13,4 тысячи тонн при средней урожайности 38,6 ц/га.
22.09.2017 Министерство сельского хозяйства
Автор фото: Александр Королев | Ставка – на экспорт - Рязанские ведомости
Ставка – на экспорт
Рязанская область приняла участие в разговоре о перспективах отечественного автопрома Фото: Александр Королев.
Рязанские ведомости
Автор фото: Владимир  Проказников | Сельский формат - Рязанские ведомости
Сельский формат
Предварительные итоги рекордной уборки зерна Фото: Владимир Проказников. По ходу уборочной страды валовой сбор зерна медленно,
Рязанские ведомости
Аграрии Рязанской области намолотили 2 миллиона тонн зерна
По состоянию на 22 сентября валовой сбор зерна составляет 2 миллиона 13,4 тысячи тонн при средней урожайности 38,6 ц/га Это наивысший валовой сбор за всю современную историю регионального агропромышленного комплекса.
Рязанские ведомости
На пожаре в Касимовском районе пострадали люди - Rzn.InfoФото: ГУ МЧС по Рязанской области В воскресенье, 24 сентября, в деревне Мальцево Касимовского района сгорел дачный дом.
24.09.2017 Rzn.Info
В Песочне легковушка вылетела на тротуар - Rzn.InfoНа улице Советской Армии в Дашково-Песочне легковой автомобиль вылетел на тротуар.
24.09.2017 Rzn.Info
На улице Великанова на «десятку» упало дерево - Rzn.InfoНа улице Великанова на «десятку» упало дерево. Соответствующие фотографии опубликовал пользователь группы « Подслушано у водителей в Рязани ». Как отметил очевидец, у автомобиля смяло крышу и дверь.
24.09.2017 Rzn.Info
На первом блоке Рязанской ГРЭС произошел взрыв - Новая газета
На первом блоке Рязанской ГРЭС произошел взрыв
 Во время происшествия на энергетической станции в городе Новомичуринск Рязанской области пострадал один человек « В субботу, 23 сентября,
Новая газета
Автор фото: Марина Шерфединова | В Рязани на мосту перевернулась машина - Рязанские ведомости
В Рязани на мосту перевернулась машина
Фото: Марина Шерфединова. На мосту в Московском районе Рязани перевернулась машина.
Рязанские ведомости
99 - Родной Город
Рязанец из Дягилева обокрал родственника 
Сотрудники рязанского уголовного розыска в короткий срок раскрыли кражу более миллиона рублей и золотых изделий, — об этом сообщает сайт УМВД России по Рязанской области.
Родной Город
На ежегодном фестивале «тихой охоты» рязанка нашла 20-сантиметровый гриб - Rzn.InfoНа пике грибного сезона в Рязанском районе отметили ежегодный фестиваль грибов «У нас в Рязани — грибы с глазами».
24.09.2017 Rzn.Info
Первое занятие цикла «Я поведу тебя в музей!» - Музеи Рязанской области20 сентября в «Музее обороны и тыла» состоялось первое занятие цикла «Я поведу тебя в музей!» в Краеведческом кружке «Родники»  Руководитель музея Атясова А.В.
24.09.2017 Музеи Рязанской области
На фестивале «Многоликая Россия» рязанцев угощали кумысом и пели якутские песни - 62Info.RuВ воскресенье, 24 сентября, в Рязанском областном научно-методическом центре народного творчества прошёл XII фестиваль национальных культур «Многоликая Россия».
24.09.2017 62Info.Ru
«Личное алиби» с Анатолием Обыдёнкиным - Новая газета
«Личное алиби» с Анатолием Обыдёнкиным
 Вокально-инструментальная осень в Рязани: Брамс, буддизм и последние «Кукрыниксы» Последняя неделя сентября, когда многие концертные площадки Рязани уже открылись и начали вовсю работать,
Новая газета
Автор фото: Лада Петрова | В Рязанской еврейской общине отметили Новый год - Рязанские ведомости
В Рязанской еврейской общине отметили Новый год
Фото: Лада Петрова. В эти дни иудеи всего мира празднуют Рош ха-Шана — еврейский Новый год.
Рязанские ведомости
В Рязани пройдет Неделя есенинских чтений
Со 2 по 7 октября в центральной городской библиотеке им. С.А.Есенина пройдет Неделя есенинских чтений, сообщает сайт городского управления культуры.
Рязанские ведомости
ХК «Рязань» проиграл в очередном матче чемпионата ВХЛ нефтекамскому «Торосу» на своем льду — 1:3.
24.09.2017 ХК Рязань
Из-за ДТП и сломанной ГАЗели на въезде в Рязань образовалась «традиционная» пробка - Rzn.InfoВ воскресенье, 24 сентября, на въезде в Рязань со стороны Солотчи снова собралась пробка, которую пользователи сети назвали уже традиционной.
24.09.2017 Rzn.Info
От поражения никто не застрахован - БК РязаньВ минувшую пятницу БК «Рязань» вышел из борьбы за Кубок России, уступив ставропольскому «Динамо» со счётом 67:78.
23.09.2017 БК Рязань
Автор фото: Димитрий Соколов | От года и старше - Рязанские ведомости
От года и старше
На старт «Кросса нации» в Рязанской области вышли более 20 тысяч любителей бега Фото: Димитрий Соколов.
Рязанские ведомости
Урожайные автокроссы - Рязанские ведомости
Урожайные автокроссы
Как наши пилоты боролись за победу в Рязани и Нижнем Ломове (Пензенская область) Рязань На трассе «Семеновская» на XXIХ Всероссийском лично-командном автокроссе «День урожая» в шести классах спортивных машин соревн
Рязанские ведомости
Не первые, но с медалями - Рязанские ведомости
Не первые, но с медалями
Рязанский пловец отмечен наградой чемпионата мира по водным видам спорта В Будапеште (Венгрия) прошел чемпионат мира по водным видам спорта в категории «Мастерс», где приняло участие свыше 9 тысяч человек из 87 стран.
Рязанские ведомости
На пожаре в Касимовском районе пострадали люди - Rzn.InfoФото: ГУ МЧС по Рязанской области В воскресенье, 24 сентября, в деревне Мальцево Касимовского района сгорел дачный дом.
24.09.2017 Rzn.Info
На улице Свободы сбили велосипедиста — соцсети - Rzn.InfoВечером в воскресенье, 24 сентября, на улице Свободы сбили велосипедиста.
24.09.2017 Rzn.Info
Взрыв случился на первом блоке Рязанской ГРЭС — соцсети - Rzn.InfoВ субботу, 23 сентября, в 1:40 на предприятие в Новомичуринске произошел взрыв.
23.09.2017 Rzn.Info
Из-за ДТП и сломанной ГАЗели на въезде в Рязань образовалась «традиционная» пробка - Rzn.InfoВ воскресенье, 24 сентября, на въезде в Рязань со стороны Солотчи снова собралась пробка, которую пользователи сети назвали уже традиционной.
24.09.2017 Rzn.Info
На общественном транспорте можно будет круглогодично добраться до Борковского карьера в Рязани - ИА МедиаРязаньАвтобусы маршрутов №№17, 34, 90 и 98 будут производить посадку и высадку пассажиров на остановке «Борковской карьер» в Рязани круглогодично, сообщает сайт администрации города.
21.09.2017 ИА МедиаРязань